Утверждена приказом
МБУ "УФПО МУК г. Чебоксары"
от 25.10.2016 № 91/1
ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству
в мБУ «Управление финансово – производственного обеспечения МУК г. Чебоксары»
в мБУ «Управление финансово – производственного обеспечения МУК г. Чебоксары»
I. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в муниципальном бюджетном учреждении «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары» (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления в учреждении и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования документирования деятельности и организации работы с документами несекретного характера в муниципальном бюджетном учреждении «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары» (далее – Учреждение).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики в сфере делопроизводства и архивного дела, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03. 2015 № 526, а также с учетом положений ГОСТ Р 6.30 – 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и на основании действующей инструкции по делопроизводству в администрации города Чебоксары, утвержденной распоряжением администрации города Чебоксары от 03.03.2015 № 43-р.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, а также хранение и использование документов. Система электронного документооборота должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.4. Организация, ведение делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в учреждении возлагается на директора Учреждения и специалиста по организационной работе и делопроизводству.
1.5. Ответственность за состояние делопроизводства в Учреждении возлагается на директора Учреждения, который обязан:
- знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;
- не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов;
- рассматривать поступащие документы в день их получения и организовывать контроль за их исполнением;
- требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);
- обеспечивать контроль за качеством подготавливаемых документов и правильностью их оформления.
1.6. Ведение делопроизводства в Учреждении возлагается на специалистов согласно должностным инструкциям.
1.7. Исполнение настоящей Инструкции возлагается на всех работников Учреждения, они несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов, в случае утраты они обязаны немедленно доложить директору Учреждения.
1.8. Разглашение содержания служебных документов, передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения директора Учреждения.
1.9. При перемещении по службе или увольнении работник Учреждения обязан передать все находящиеся у него документы главному специалисту отдела или иному должностному лицу, определенному директором, по акту приема-передачи дел.
II. Документирование управленческой деятельности
Деятельность Учреждения обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Учреждения, его задачами и функциями.
В состав документационной базы входят:
организационно-правовые документы (Устав муниципального бюджетного учреждения «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары», штатные расписания, должностные инструкции сотрудников и т.д.);
правовые и распорядительные (приказы Учреждения по основной деятельности, договоры, соглашения);
справочно-информационные (протоколы, акты, докладные, служебные и объяснительные записки, письма, справки, сводки, таблицы, отчеты, телеграммы, факсы и т.д.);
документы по личному составу (приказы по личному составу, личные карточки, лицевые счета по зарплате, личные дела и т.д.);
документы бухгалтерского учета отчетности (ведомости, книги, отчеты, сметы, акты ревизий и т.д.);
документы по материально-техническому снабжению (акты, предписания, инструкции и т.д.).
III. Правила оформления документов
3.1. Требования к подготовке и оформлению документов
3.1.1. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки с помощью средств вычислительной техники.
Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.
Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, нормативных правовых и организационно-распорядительных документов, иных материалов справочного характера.
3.1.2. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
3.1.2.1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам.
3.1.2.2. Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.
3.1.2.3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.
3.1.2.4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах, и употребляться в одном и том же значении.
3.1.2.5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.
3.1.2.6. Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных правовых актах.
3.1.2.7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
3.2. Состав реквизитов документов
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- вид документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место разработки или издания документа;
- адресование документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- утверждение документа;
- согласование документа;
- подпись документа;
- печать;
- заверение копий документов;
- отметка об исполнителе;
- резолюция;
- отметка о конфиденциальности;
- отметка о контроле документа;
- отметка об исполнении документа;
- отметка о поступлении документа;
- идентификатор электронной копии документа.
3.2.1. Документы, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Таблицы, планы, ведомости, графики и т.п. разрешается оформлять на листах бумаги формата А3 (297х 420 мм), резолюции – на листах формата А6 (105 x 148 мм).
При подготовке документов в Учреждении используются электронные шаблоны бланков документов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
30 мм – левое;
15 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
3.2.2. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Учреждения утверждаются директором Учреждения.
3.2.3. В Учреждении применяются следующие бланки:
- бланк письма Учреждения;
- бланк приказа Учреждения;
- общий бланк Учреждения.
Образцы бланков документов Учреждения приведены в приложениях 1–3 к настоящей Инструкции.
3.2.4. В Учреждении устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – вдоль верхнего поля документа. Угловой вариант расположения реквизитов применяется для бланка письма, а продольный – для общего бланка Учреждения и бланка приказа.
3.2.5. Каждый вид бланков содержит определенный состав реквизитов:
для общего бланка Учреждения:
- наименование Учреждения (на чувашском и русском языках);
- справочные данные об Учреждении (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса, адрес электронной почты);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера;
для бланка письма Учреждения:
- наименование Учреждения (на чувашском и русском языках);
- справочные данные об Учреждении (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера;
- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;
для бланков приказа Учреждения:
- наименование Учреждения (на чувашском и русском языках);
- вид документа (на чувашском и русском языках);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. Наименование организации
Наименование Учреждения указывается в точном соответствии с Уставом Учреждения.
Наименование печатают на двух государственных языках Чувашской Республики – чувашском и русском. Наименование на русском языке печатается ниже или справа от наименования на чувашском языке.
3.3.2. Справочные данные об организации
Этот реквизит включает:
- почтовый адрес;
- номера телефонов (факса);
- адрес электронной почты
- ОКПО, ОГРН, ИНН/ КПП.
3.3.3. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида документа в бланках печатается заглавными буквами жирным шрифтом: ПРИКАЗ.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
3.3.4. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, должны иметь одну, наиболее позднюю дату подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 06.07.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 06 июля 2014 г.
В тексте конкретного документа используется только один из указанных способов оформления дат.
3.3.5. Регистрационный номер (индекс документа)
Регистрационный номер (индекс) документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации после его подписания (утверждения).
Основу индексации составляют номера дел по номенклатуре дел, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются косой чертой и тире.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрационными номерами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов по журналу регистрации обращения граждан с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-69.
3.3.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
3.3.7. Место разработки или издания документа
Место разработки или издания документа не указывается, т.к. оно определяется по названию Учреждения.
3.3.8. Адресование документа
Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, должностным лицам, структурным подразделениям, организациям, гражданам.
При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или подведомственное учреждение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:
Управление культуры и
развития туризма
администрации города
Чебоксары
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже:
Директору МБУК
«Объединение библиотек
города Чебоксары»
Е. В. Бондареву
При адресовании документа частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Сидорову С.В.
ул. Гагарина, д.9, кв.22
г. Чебоксары
428000
Элементы почтового адреса указываются в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, номер квартиры, город, индекс. В случае отсутствия почтовых данных, указывается адрес электронный почты.
Сидорову С.В.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщённо. Например:
Руководителям учреждений
культуры города Чебоксары
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии.
Документ не должен содержать более 4-х адресатов. При большем их количестве составляется список рассылки документа (Приложение 4).
3.3.9. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа – краткое содержание документа (не более 150 печатных знаков) – составляется ко всем документам за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк):
- приказ о (создании аттестационной комиссии);
- служебная записка о (необходимости проведения ценности документов);
- протокол чего? (заседания экспертной комиссии);
- акт о (выделении к уничтожению документов);
- положение об (архиве учреждения);
- должностная инструкция кого (специалиста по организационной работе и делопроизводству)
- письмо о (стандарте комфортного пребывания посетителей).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.п.
Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Заголовок располагается слева над текстом документа. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. В конце заголовка точка не ставится.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется.
3.3.10. Текст документа
Текст документа излагается русским литературным языком шрифтом Times New Roman размером № 14 с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагают от:
1-го лица единственного числа, например:
приказываю…подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об….;
3-го лица единственного числа, например:
МБУ «Управление финансово- производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры г. Чебоксары» считает возможным;
1-го лица множественного числа, например:
Просим представить сведения…; представляем на рассмотрение и утверждение…; в протоколах: слушали…; выступили…; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа, например:
приказываем…; решили…
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля, начиная со второй страницы.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит их двух частей. В первой (констатирующей) части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом исполнительной власти – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа исполнительной власти, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с постановлением администрации города Чебоксары Чувашской Республики от 23 мая 2013 г. № 1614 «О планах мероприятий («дорожных картах») в отраслях социальной сферы, направленных на повышение эффективности сферы культуры и дополнительного образования детей в области искусств» …
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., выделяются разделы, пункты, подпункты, которые нумеруют римскими и арабскими цифрами, например:
I. Раздел
1.1. Пункт
1.1.1. Подпункт
3.3.11. Оформление приложений к документу
Отметка о наличии приложений используется при оформлении писем и приложений к распорядительным, нормативным правовым документам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения:
1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:
Приложение: договор №10 от 11.03.2015 (копия) в 2-х экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо МУК МК «Победа» от 21.11.2012 № 38 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 листах в 5 экз. в первый адрес.
На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу с обязательным указанием наименования документа, его даты и номера:
Приложение 2
к приказу МБУ «УФПО
МУК г. Чебоксары»
от 10.06.2016 № 23
Если приложений несколько, то они нумеруются по порядку (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, то оно не нумеруется.
3.3.12. Утверждение документа
Особым способом введения документа в действие является его утверждение.
Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения, если иное не указано в документе.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, указан в приложении 5.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя слова "УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ" (без кавычек и двоеточия), наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Директор МБУ
«УФПО МУК г. Чебоксары»
Личная подпись А.В. Петрова
16.05. 2016
При необходимости документ может утверждаться правовым актом. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже:
УТВЕРЖДЕНО
приказом
МБУ «УФПО МУК г. Чебоксары»
от 16.10.2014 № 64
Слова "УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ" согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.
3.3.13. Согласование документа
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и директором Учреждения. Документы, содержащие поручения должностным лицам Учреждения, должны быть завизированы ими.
Виза включает в себя наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию визирующего, дату подписания и проставляется в нижней части оборотной стороны первого листа подлинника правового документа.
Визы проставляются на копии отправляемого документа на лицевой стороне последнего листа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и приложений к нему.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются (или Согласен с учетом замечаний и др.)
Директор Учреждения
Личная подпись Расшифровка подписи И.О. Фамилия
14.11.2015
Внешнее согласование проекта документа проводится с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, и оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек и двоеточий), наименование должности (включая наименование организации) лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер:
СОГЛАСОВАНО
Директор
АУ «Творческий город»
Личная подпись Инициалы, фамилия
15.10.2016
Если согласование содержится в документе, то копия этого документа высылается автору проекта, и гриф согласования заполняет исполнитель.
СОГЛАСОВАНО
Письмо Чебоксарского городского
комитета по управлению имуществом
от 30.11.2013 № 1637
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
- с должностными лицами Учреждения;
- с должностными лицами администрации города Чебоксары;
- с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;
- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологической, пожарной и т.п.), с общественными организациями (при необходимости).
3.3.14. Подпись документа
В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ лица, личная подпись, инициалы и фамилия.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносятся машинописным способом или рукописным, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
При подписании документов членами комиссий указываются не должности, а обязанности лиц в комиссии, подписывающих документ. Членов комиссии располагают в алфавитном порядке вне зависимости от занимаемой должности.
Документы, направляемые в рамках межведомственного и межуровневого взаимодействия при предоставлении государственных и муниципальных услуг, подписываются уполномоченными на направление межведомственных запросов и ответов лицами, в соответствии с полномочиями, делегированными им правовыми актами.
3.3.15. Печать
Оттиск печати подтверждает подлинность подписи должностного лица.
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен в приложении 6.
Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, не захватывая личной подписи должностного лица, подписавшего документ. В некоторых документах предусматривается специальное место для проставления печати, обычно отмеченное «МП», в которых печать ставится без захвата наименования должности и подписи. Недопустимо проставление печати на свободном поле документа.
3.3.16. Заверение копий документов
При заверении копии документа оттиск КОПИЯ ставится вверху на каждом листе, а ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись "ВЕРНО", наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:
ВЕРНО
Специалист по кадровой работе подпись Е.А. Матвеева
06.09.2016
Кроме того, верность копии документа удостоверяется проставлением печати. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется количеством листов копии (выписки из документа): «Всего в копии________л.». Допускается заверять отметкой «ВЕРНО» каждый лист многостраничной копии документа.
При оформлении многостраничной копии (выписки) используется прошивка всех листов вручную в 4 прокола. После прошивки на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше с надписью: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью на ____ листах» (количество листов указывается цифрами и в скобках прописью); должность лица, заверившего прошивку; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии.
3.3.17. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона:
Н.А. Миронова
23-50-95
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке указываются инициалы, фамилия и номер телефона основного исполнителя.
3.3.18. Резолюция
Резолюция – это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, например:
Филипповой Т.В.
Ксенофонтовой А.Е.
Прошу подготовить отчет по предложенной форме
к 05.06.2016
Личная подпись
Дата
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция оформляется в правом верхнем углу ниже реквизита «адресат». Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.3.19. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации, и имеет вид «Для служебного пользования» (ДСП).
Необходимость проставления на документах грифа «ДСП» определяется его составителем и лицом, подписывающим либо утверждающим документ.
Отметка о конфиденциальности проставляется без кавычек в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа, например:
ДСП
экз. № 2
или
ДСП
экз. единственный
3.3.20. Отметка о контроле документа
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль с целью контроля установленных сроков рассмотрения, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
3.3.21. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведении об исполнении.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или директором Учреждения.
3.3.22. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в Учреждение содержит порядковый номер и дату (при необходимости – время) поступления и помещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа поступившего документа.
Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.
3.3.23. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)
Колонтитул может включать в себя имя файла, код оператора и другие поисковые данные и проставляется в правом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом кегля № 8.
3.4. Правила оформления документов
3.4.1. При подготовке документа необходимо соблюдать следующие правила:
-
применять текстовый редактор - Word for Windows версии от 6.0 и выше;
-
шрифт - «Times New Roman», размер – 14 для набора основного текста и допускается размер 12 и на 1-2 пункта меньше – для дополнительного (приложения, таблицы, примечания, подписи под рисунками);
-
поля: левое - 3,0 см, правое - 1,5 см, верхнее – 2 см, нижнее - 2 см;
-
межстрочное расстояние – 1- 2 межстрочных интервала;
-
реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
3.4.2. В документах объемом две и более страницы вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа в интервале 10-15мм от его верхней границы без букв и знаков препинания.
3.4.3. Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом, и документы, предназначенные для размножения, оформляются только чернилами или пастой синего цвета.
IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
4.1. Приказы
4.1.1. Директор Учреждения издает приказы по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам их деятельности.
В зависимости от содержания приказы делятся на два вида:
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу.
Приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются отдельно.
4.1.2. Приказ печатается на бланке установленной формы (приложение 3).
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.п.
Если приказ издается во исполнение или на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, его дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть завершается словом «п р и к а з ы в а ю» с двоеточием, которое печатается строчными буквами вразрядку. Затем с абзаца новой строки печатается текст распорядительной части.
Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подведомственные учреждения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен указать наименование отменяемого документа (пункта документа), его дату, номер и заголовок. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Но в приказе может определяться ответственное лицо, в обязанности которого вменяется ознакомление должностных лиц с приказом.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Приказы подписывает директор Учреждения, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Проекты приказов готовят на основании поручений директора Учреждения либо в инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки приказов Учреждения и их согласования с заинтересованными сторонами возлагается на должностных лиц, которые готовят проект.
Проект приказа и приложения к нему визируются исполнителем, вносящим проект или которого он затрагивает.
Согласование производится в форме визирования текста проекта приказа и приложений к нему на обороте последнего листа на нижнем поле. Срок согласования проектов приказов с должностными лицами Учреждения не должен составлять более трех рабочих дней.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержание.
Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись директора Учреждения, при необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
4.2. Положение, инструкция, правила
4.2.1. Положение
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение; права, обязанности, организацию работы Учреждения и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности Учреждения.
4.2.2. Инструкция
Инструкция – совокупность правил осуществления определенных видов деятельности, проведения работ, служебного поведения, изложенных в специальных нормативных документах, также именуемых инструкциями. Инструкции конкретизируют, разъясняют, дополняют изданные законодательные и нормативные правовые акты, инструктируют исполнителей о том, как они должны действовать в тех или иных ситуациях.
4.2.3. Правила
Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения.
4.2.4. Положения, инструкции и правила применяются как самостоятельные правовые акты, подписываемые директором, или акты, утверждаемые отдельным правовым документом.
Утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания правового акта.
Срок согласования проектов правил, положения, инструкции должностными лицами составляет не более трех рабочих дней.
При необходимости проект согласовывается с иными заинтересованными государственными органами и организациями. Возражения по проекту правил, положения, инструкции, возникающие при согласовании, излагаются в справке (замечании), которая (-ое) прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект правил, положения, инструкции вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
4.2.5. Тексты проектов положения, инструкции, правил излагаются от третьего лица единственного или множественного числа.
Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос "О чем?".
Констатирующая часть документа - раздел "Общие положения" содержит основания разработки, основное назначение правового акта и сферу его распространения, установление контроля за исполнением предписываемых правил и технологий.
Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими.
4.2.6. Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются:
- гриф утверждения,
- наименование Учреждения,
- название вида документа,
- дата,
- номер документа,
- место составления,
- заголовок к тексту,
- текст.
4.2.7. Устав Учреждения
Устав Учреждения - документ, в котором определяются правовой статус, цель, задачи, виды деятельности, функции, права и ответственность, организация деятельности, права и обязанности Учреждения, создание, реорганизация и ликвидация Учреждения (приложение 7).
В разделе «Общие положения» - определяется правовой статус Учреждения, его подчиненность. В разделе перечисляются законодательные, нормативные, правовые акты и иные документы, которыми должно руководствоваться Учреждение в своей деятельности.
В разделе «Цель, задачи, виды деятельности» - формулируются проблемы, для разрешения которых создано Учреждение и которые определяют основное содержание и характер его деятельности, а также действия или виды работ, которые должно выполнять Учреждение для осуществления поставленных перед ним задач.
В разделе “Организация деятельности, права и обязанности” -перечисляются права, которыми наделяется Учреждение в лице директора и отражаются обязанности Учреждения. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций Учреждения. Финансовый статус Учреждения отражен в разделе «Имущество и финансовое обеспечение Учреждения». В разделе «Управление Учреждением» излагаются права и обязанности руководителя Учреждения и распределение служебных обязанностей в Учреждении.
Устав Учреждения разрабатывается директором Учреждения и утверждается приказом начальником управления культуры и развития туризма по согласованию с председателем Чебоксарского городского комитета по управлению имуществом.
4.2.8. Должностная инструкция
Должностная инструкция - документ, закрепляющий статус работника, его должностные обязанности и виды работы, объем его полномочий. Кроме того, должностная инструкция регламентирует разграничение обязанностей и прав между сотрудниками Учреждения (приложение 8).
Должностные инструкции разрабатываются на основе Устава Учреждения на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием. В заголовке инструкции указывается полное наименование должности в родительном падеже «Кого?» (Например, должностная инструкция главного специалиста).
Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права, ответственность.
Должностные инструкции специалистов подписываются и утверждаются директором Учреждения.
4.3. Протокол
4.3.1. Протокол – документ информационного характера, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, собраниях, совещаниях, конференциях (далее - заседания).
Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря коллегиального (совещательного) органа или специалистов, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен, подписан и зарегистрирован не позднее трех дней после заседания.
4.3.2. Подлинники протоколов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в соответствующее дело.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующий реквизит - гриф ограничения доступа к документу.
4.3.3. Протоколы включают в себя следующие части:
- фамилии докладчиков и выступающих;
- обсуждаемые вопросы (повестка дня);
- краткая запись выступления докладчиков и участников;
- принятые решения.
4.3.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной (приложение 9).
В вводной части оформляются следующие реквизиты:
- председатель или председательствующий;
- секретарь;
- Присутствовали: список присутствующих, если их количество не превышает 15 человек, или количество присутствующих со ссылкой на прилагаемый список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: ПРИСУТСТВОВАЛИ: 25 чел. (список прилагается).
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Пример:
ПРИСУТСТВОВАЛИ:
Директор МБУ «УФПО МУК г. Чебоксары» А.В. Петрова
Директор АУ «Творческий город» И.О. Фамилия
- Повестка дня: (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу).
Каждый вопрос повестки дня начинается от границы левого поля, нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали - Выступили – Решили.
За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово "Слушали", затем с новой строки - инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность).
Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления.
Далее указывается принятое по этому вопросу решение.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка "Текст выступления прилагается"). Решение протокола может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка "Решение прилагается"). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Протокол рабочей встречи имеет те же реквизиты за исключением «председателя» и «секретаря» и подписывается сотрудником, который вел протокол (приложение 10).
4.3.5. Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем.
При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии.
Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний экспертной комиссии, протоколы совещаний при директоре Учреждения и др.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов учреждений, принимавших участие в заседании, проставляемых через косую черту.
4.3.6. Копии протоколов (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются подведомственным учреждениям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель Учреждения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются соответствующей печатью.
4.4. Акт
4.4.1. Акт - документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события (приложение 11).
Акты составляются по результатам ревизий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.
4.4.2. Текст акта делится на три части: вводная, констатирующая часть и выводы.
Вводная часть: Заголовок акта (название или краткое содержание актируемого факта или события). Основание (указывается распорядительный документ). Составлен комиссией в составе: указываются председатель, члены комиссии (в алфавитном порядке), их должности, инициалы и фамилии. Присутствовали: (если при составлении акта присутствие других лиц необходимо, то указываются их должности, инициалы и фамилии).
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты.
В заключительной части акта делаются выводы, предложения и заключения. Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.
При наличии приложений на них делается ссылка.
В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта, место его нахождения, адресаты, которым они направлены.
Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.
Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении, или присутствующие при составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей при составлении акта.
Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
4.4.3. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
4.5. Заявление
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение.
Заявление имеет следующие реквизиты:
- адресат;
- наименование отдела;
- должность;
- имя, отчество и фамилия заявителя;
- название документа;
- текст;
- подпись;
- дату.
4.6. Справка
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий служебного характера, и удостоверяющий какой-либо юридический факт, выдаваемый заинтересованным организациям и гражданам.
Обязательными реквизитами всех видов справок являются наименование организации, наименование вида документа (СПРАВКА), заголовок, текст, подпись, дата. Подписывает справку должностное лицо, несущее ответственность за представленные сведения. Справка заверяется печатью.
4.7. Отчет
Отчет – это документ, содержащий информацию о выполненных мероприятиях, действиях, поручениях.
Отчеты могут быть плановыми и оперативными.
Плановые отчеты разрабатываются на основе нормативных документов и представляются за определенный период времени.
Оперативные отчеты разрабатываются по запросу вышестоящих структур или других организаций, могут оформляться в произвольной форме, которая наиболее полно отражает поставленный вопрос и представляются к указанному сроку за указанный период.
4.8. Служебная переписка
Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Учреждения.
В Учреждении используются следующие виды переписки:
4.8.1. Служебное письмо
Письма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой).
Служебные письма подразделяются на: сопроводительные, информационные, инициативные, гарантийные, рекламационные, претензионные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.
Служебное письмо печатается на бланке письма Учреждения.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
В служебных письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем для принятия соответствующих мер»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым»);
- от третьего лица единственного числа («Учреждение не возражает»).
В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п.
Служебные письма подписываются тем должностным лицом, в адрес которого было направлено обращение, либо лицом, временно исполняющим его обязанности и директором Учреждения.
Датой письма является дата его подписания. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах-ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.
Второй экземпляр служебного письма остается в Учреждении.
4.8.2. Телеграмма
Телеграмма – документ, передаваемый адресату по телеграфу. Используют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.
Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без предлогов, союзов и местоимений (прописными буквами).
Цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется печатать словами.
Телеграммы подписывает директор Учреждения.
В проектах ответных телеграмм перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещается в конце текста.
4.8.3. Телефонограмма
Телефонограмма – это документ, текст которого передается адресату по телефону (приложение 12).
В телефонограмме должны указываться названия вида документа, наименование Учреждения, дата, номер, адресат организации-получателя, текст (не превышающий 50 слов), должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму.
После приема-передачи телефонограммы указываются должности, фамилии и номера служебных телефонов лиц, передавших и принявших ее, а также время приема-передачи.
Телефонограммы регистрируются в журнале регистрации телефонограмм, незамедлительно докладываются должностным лицам и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства.
4.9. Электронное письмо
Электронное письмо – письмо, передаваемое и получаемое по электронной почте.
4.10. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
Для информационного обмена между подведомственными учреждениями, должностными лицами, работниками в Учреждении используются аналитическая, докладная, служебная, объяснительная записки.
Служебная записка – документ, в котором в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения, иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных подведомственных учреждений и должностных лиц Учреждения.
Аналитическая записка – документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.
Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; составляется с целью информирования руководства о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побуждения к принятию определенного решения.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта постановления, приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской.
Записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) без реквизитов бланка.
Устанавливаются следующие обязательные реквизиты записок:
- наименование;
- адресат (должностное лицо Учреждения);
- вид документа (докладная записка, служебная записка);
- дата документа;
- заголовок к тексту, если текст более 5 строк;
- текст документа;
- подпись должностного лица.
Примеры оформления докладной, служебной, объяснительной записок даны в приложениях 13-15.
V. Организация документооборота и исполнения документов
5.1. Организация документооборота
5.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки является документооборотом.
5.1.2. Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, письма по электронной почте.
5.2. Прием, первичная обработка, регистрация и распределение поступающих документов.
5.2.1. Документы, поступающие в Учреждение на бумажных носителях и по электронной почте проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и однократную регистрацию.
Прием и первичная обработка документов осуществляется специалистом, назначенным приказом директора учреждения. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
5.2.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения, за исключением перечисленных в Перечне нерегистрируемых документов (приложение 16).
Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Сведения о регистрируемых документах вносятся в журнал, используемые для учета, поиска, хранения и использования документов.
Документы регистрируются один раз:
- создаваемые - в день подписания или утверждения;
- поступившие до 15 часов - в день поступления,
- поступившие после 15 часов - на следующий рабочий день, кроме уведомлений о проведении публичных мероприятий.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.
Регистрация поступающих, и отправляемых документов производится специалистом, назначенным приказом директора учреждения.
Обращения граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года, регистрируются под прежними номерами с дробью. В этом случае руководству повторное обращение передается вместе с имеющейся перепиской, ответами и справкой.
5.2.3 Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а затем передаются на рассмотрение.
5.2.4. Обмен документами между специалистами осуществляется лично, посредством электронной почты или через специалиста, назначенного приказом директора учреждения.
5.2.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А 4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и директора Учреждения;
- факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
- факсограмма на иностранном языке доставляется адресату без перевода.
5.3. Организация работы с отправляемыми документами
Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами и должностными лицами возлагается на исполнителя документа.
Проекты документов Учреждения готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз (на листе согласования к проекту документа), приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа рассылки.
Проекты документов визируются исполнителем.
5.4. Регистрация отправляемых документов
Регистрация документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Исполнитель осуществляет проверку комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа со списком рассылки. При неправильном оформлении документы возвращаются исполнителю.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа, отправляемый адресату, в реквизитах бланка. Копия подписанного бланка подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).
5.5. Отправка документов
5.5.1. Документы, отправляемые Учреждением передаются почтовой и электрической связью.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются по указанию лица, подписавшего документ.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и передается на рассмотрение адресату.
5.5.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.
Средствами электронной почты отправитель формирует почтовое сообщение с указанием адреса получателя, темы сообщения. Вложением почтового сообщения является архивный файл со сведениями различного рода. Отправка документа по электронной почте осуществляется исполнителем после его подписания.
5.6. Работа исполнителей с документами
5.6.1. Директор Учреждения обеспечивает оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.
5.6.2. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) директором Учреждения, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
5.6.3. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременное и качественное представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).
Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
5.7. Учет и анализ документооборота
5.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Результаты учета обобщаются и представляются руководству. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.
5.7.2. В Учреждении принята следующая форма учета документов:
- Журнальный учет - является традиционным, и на его основе функционируют остальные формы учета. Он основан на регистрации документа в соответствующем журнале учета с присвоением ему очередного порядкового номера по этому журналу.
Кроме журналов регистрации документов (приложение 25) к учетным документам Учреждения относятся также журналы выдачи различных документов (справок, доверенностей и т.д.), журнал регистрации обращений граждан и другие.
VI. Организация контроля исполнения
6.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
6.3. Контроль за фактическим исполнением документов возлагается на директора Учреждения.
6.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
- поступивших от органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
- поступивших от организаций и от граждан - с даты их поступления.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно" - в 3-дневный срок;
- имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;
- по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации; по остальным обращениям граждан - не более 15 дней;
- все остальные - в срок не более месяца.
Обращения граждан по вопросам, не относящимся к ведению Учреждения, направляются по принадлежности не позднее 7 дней в соответствующие организации для решения, о чем сообщается заявителю.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции директора и фиксируется в журнале по работе с обращениями граждан.
Текущий контроль исполнения документов установлен сроком до 25 дней, если не указан иной срок.
6.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя директора мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения Главы Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае директор представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только директор учреждения.
Продление срока исполнения документа возможно только с согласия должностного лица, подписавшего резолюцию.
6.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с директором Учреждения все контролируемые документы.
6.7. Если поручение, содержащееся в документе, дано нескольким должностным лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки и в равной мере несут ответственность за своевременное выполнение поручения.
6.8. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:
задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - за 7 дней до истечения срока.
6.9. Снятие документа с контроля осуществляет директор Учреждения.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа, в которую входят:
- краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
- дата;
- подпись исполнителя или директора Учреждения.
6.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
На документах, по которым поставленные вопросы решены в определенном порядке и письменного ответа не требуется, исполнитель на первой странице делает отметки, когда и как решен вопрос.
Исполненный документ со всеми относящимися к нему материалами (приложениями, резолюциями и т. д. ) подшивается в дело с надписью на первой странице документа «в дело № ...».
VII. Документальный фонд Учреждения
Документальный фонд Учреждения – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Учреждения составляют документы, созданные в Учреждении и полученные им в результате взаимодействия с другими органами, организациями и гражданами.
Основой формирования документального фонда Учреждения является номенклатура дел.
7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 17).
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Учреждения, утвержденной структурой Учреждения, штатным расписанием, номенклатурами дел за предшествующие годы.
7.1.2. Номенклатура дел Учреждения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства и утверждается приказом Учреждения.
7.1.3. Номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией Учреждения (далее – ЭПК) ежегодно при условии отсутствия изменений в структуре и функциях Учреждения.
Номенклатура дел ежегодно уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.4. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел является приложением к приказу Учреждения, второй хранится в архиве Учреждения, третий, рабочий, хранится в любом удобном для ознакомления всеми специалистами месте.
7.1.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.
Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 01- 05, где 01 обозначает структурное подразделение, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения, которому будут адресованы или от которого будут получены документы; краткое содержание документов дела, даты или период, к которому относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.):
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а дается их общее видовое название, например:
«Переписка с республиканскими органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями по основной деятельности».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
«Переписка с Министерством культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики по вопросам деятельности муниципальных учреждений культуры города Чебоксары».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:
«Переписка с Прокуратурой Чувашской Республики и прокуратурами районов (запросы, представления, протесты)».
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:
«Переписка с муниципальными бюджетными учреждениями культуры города Чебоксары».
Если дело предположительно будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и каждый том нумеруется. При необходимости заголовок какого-либо тома (части) может быть уточнен и дополнен согласно содержанию документов в деле.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале перечисляются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню со сроками хранения, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 "Примечание" проставляются: отметка о том, что дело не было сформировано; о переходящих делах (например, переходящее с 2014 г.); о выделении дела к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дела; о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения и т.д.
7.1.6. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для таких вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (приложение 18).
7.2. Формирование и оформление дел
7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в Учреждении, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
7.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроком хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.
7.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии актов главы администрации города.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Главы Чувашской Республики или Кабинета Министров Чувашской Республики, находящиеся на контроле, формируются и подшиваются в дело вместе с соответствующим актом. Если специальное дело не формировалось, то отчетные документы подшиваются в дело с перепиской по вопросам основной деятельности за текущий год.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколу (в случае формирования самостоятельного дела) систематизируются по номерам протоколов.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, дней отдыха, командировок, взысканий и т.д.).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с проставлением на них индекса дела предыдущего года.
7.2.4. Все дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя подшивку дела, нумерацию листов, составление заверительного листа и оформление обложки. Оформление дел производится работником, ответственным за ведение делопроизводства.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 19), нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (приложение 20), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 21), подшивку или переплет дела.
7.2.5. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На ней указывают следующие реквизиты:
- наименование Учреждения;
- индекс дела;
- заголовок дела;
- даты дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- наименование Учреждения указывается полностью в именительном падеже – Муниципальное бюджетное учреждение «Управление финансово- производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»;
- делопроизводственным индексом дела является цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭК Учреждения. Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
- даты дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов в деле. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы дела, разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 – карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с их содержимым нумеруются: сначала конверт, а затем по порядку каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель, который подшивается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов в деле.
Внутренняя опись составляется на отдельных листах по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, датах, заголовках и номерах листов, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются.
Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не систематизировать и не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дел заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
7.3. Организация оперативного хранения документов
7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Специалисты Учреждения и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение 3 лет, а затем сдаются в архив.
7.3.2. Выдача дел сотрудникам для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, фамилия, инициалы лица получившего дело, дата возвращения дела, предусматриваются графы для расписки в получении и возврате дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам подведомственных учреждений на срок не более 10 дней и после его истечения подлежат возврату.
7.3.3. Передача документов «ДСП» осуществляется:
- внутри Учреждения – с разрешения директора Учреждения под роспись;
- в другие организации – по их письменному запросу, с положительной резолюцией руководства, специальной связью или курьером.
7.3.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора Учреждения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
VIII. Порядок передачи документов на хранение в архив.
Экспертиза ценности документов. Составление описей
8.1. Для хранения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Учреждении образован архив Учреждения.
В архив Учреждения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. При передаче дел специалистами в архив Учреждения сотрудник архива проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, их наличию. Все выявленные недостатки устраняются специалистами.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Учреждения, как правило, не подлежат. Они хранятся в Учреждении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.2. Выдача дел из архива Учреждения во временное пользование осуществляется сотрудником, ответственным за архив Учреждения.
Все выдаваемые дела, независимо от их характера, вносятся в журнал учета выдачи дел во временное пользование, в котором делаются записи: о дате выдачи, указываются номера описи и дел, заголовки дел, количество листов в деле, должности и фамилии лиц, получивших дела, срок, на который выданы дела, расписка в получении дел, дата возврата и подпись сотрудника, ответственного за архив, принявшего дела обратно.
Перед выдачей и после возврата дел, проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выдаваемого и возвращенного дела.
8.3. Экспертиза ценности документов - отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив Учреждения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия Учреждения (далее – ЭК) .
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определены положением, утвержденным приказом Учреждения.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в Учреждении непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:
- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Учреждения;
- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в Учреждении;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных актов РФ и ЧР, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Учреждения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
8.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложения 22, 23, 24).
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу;
- личные дела уволенных;
Описи не составляются на дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Описи дел составляются по установленной форме.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовый;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
Опись дел Учреждения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК Учреждения, утверждается приказом Учреждения.
8.5. Отбор документов на уничтожение и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК. Согласованные ЭК акты на уничтожение документов утверждаются директором Учреждения. Дела, включенные в акт, уничтожаются после его утверждения в соответствии с установленным порядком.
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2010 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2014 г.)
После утверждения акта о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию).
8.6. В случае ликвидации или реорганизации Учреждения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в Учреждении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Учреждения или правопреемнику независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК МБУ
«УФПО МУК г. Чебоксары»
от ____________ № ___
Приложение 1
к п. 3.2.3,3.2.4, 3.2.5
Муниципаллă бюджет учрежденийĕ
«Шупашкар хулин муниципаллă культура учрежденийĕсен
финанспа производство управленийĕ»
_________
Муниципальное бюджетное учреждение
«Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»
ул. К. Маркса, 36, г.Чебоксары, 428000 тел.(8352) 38-19-10; факс (8352) 38-19-30; E-mail: kult_buh@gcheb.cap.ru www.ufpo.ru
___________________№___________________
Приложение 2
к п. 3.2.3,3.2.4, 3.2.5
|
Муниципаллă бюджет учрежденийĕ «Шупашкар хулин муниципаллă культура учрежденийĕсен финанспа производство управленийĕ»
______________
Муниципальное бюджетное учреждение «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»
ул. К. Маркса, 36, г. Чебоксары, 428000
тел.(8352) 38-19-10; факс (8352) 38-19-30;
E-mail: kult_buh@gcheb.cap.ru
ОКПО 90956742, ОГРН 1112130016790,
ИНН/КПП 2130097501/213001001
|
|
___________ № ____________
На №_____________________
Директор А.В. Петрова
Приложение 3
к п. 3.2.3,3.2.4, 3.2.5
|
Муниципаллă бюджет учрежденийĕ «Шупашкар хулин муниципаллă культура учрежденийĕсен финанспа производство управленийĕ»
ХУШУ
|
|
Муниципальное бюджетное учреждение «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»
ПРИКАЗ
|
____________ № ___________
Директор А.В. Петрова
Приложение 4
к п.3.3.8
Список рассылки от 13.10.2016
к исх. № 01-10/741
|
№ п/п
|
Адресат
|
|
1.
|
МБУК ДК «Салют»
|
|
2.
|
ЦКС – ДК «Ровесник»
|
|
3.
|
ДК «Акация»
|
|
4.
|
МК «Победа»
|
|
5.
|
Музей города Чебоксары
|
|
6.
|
МБУ «УФПО МУК г. Чебоксары»
|
|
7.
|
Детский парк им. Николаева
|
|
8.
|
ЦПКиО «Лакреевский лес»
|
|
9.
|
ПКиО им. 500-летия Чебоксар
|
|
10.
|
«Объединение библиотек города Чебоксары»
|
|
11.
|
МБУДО «ЧДМШ № 1 им. Максимова»
|
|
12.
|
МБУДО «ЧДМШ №2 им. Воробьева»
|
|
13.
|
МБУДО «ЧДМШ №3»
|
|
14.
|
МБУДО «ЧДМШ №4 им. Ходяшевых»
|
|
15.
|
МБУДО «ЧДМШ №5 им. Лукина»
|
|
16.
|
МБУДО «ЧДХШИ»
|
Образец оформления списка рассылки
Приложение 5
к. п. 3.3.12
Примерный перечень документов,
подлежащих утверждению
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания: экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);
Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения документов и т.д.);
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
Положения (о структурном подразделении; премировании и т.д.);
Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);
Расценки на производство работ;
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);
Структура и штатная численность;
Тарифные ставки;
Формы унифицированных документов;
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 6
к. п. 3.3.15
Примерный перечень документов,
на которых ставится гербовая печать
1. Акты
2. Архивная справка
3. Гарантийные письма
4. Доверенности (на ведение дел в судах общей юрисдикции, арбитраже, правоохранительных органах и иных органах власти и управления, на получение товарно- материальных ценностей и т.д.)
5. Договоры
6. Задания
7. Заключения
8. Заявки
9. Исполнительные листы
10. Квитанции для оформления взносов в кассы учреждений госбанка
11. Командировочные удостоверения
12. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей.
13. Образцы оттиска печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций
14. Платежные требования
15. поручения (бюджетные, банковские, платежные и т.д.)
16. Представления и ходатайства
17. Расчетные чеки
18. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в Госбанк)
19. Сметы расходов на содержание аппарата управления
20. соглашения
21. Титульные списки
22. Трудовые книжки
23. Удостоверения
24. Чековые книжки
25. Штатные расписания и изменения к ним
Приложение 7
к. п. 4.2.7
|
Муниципальное бюджетное учреждение «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»
|
УТВЕРЖДЕНО
приказом МБУ «УФПО МУК
г. Чебоксары»
от ____________________ № ___
|
УСТАВ
Структура текста
Общие положения
Задачи
Функции
Права
Организация деятельности
Создание, реорганизация
и ликвидация
Начальник подпись расшифровка подписи
Визы согласования
С положением ознакомлены: подпись расшифровка подписей
(дата)
Форма устава Учреждения
Приложение 8
к п. 4.2.8.
|
Муниципальное бюджетное учреждение «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
_______________________________
наименование должности работника
(в родительном падеже)
|
УТВЕРЖДАЮ
Директор МБУ «УФПО МУК г. Чебоксары»
______________А.В. Петрова
_____________________ 2016
|
Структура текста
Общие положения
Квалификационные требования
Должностные обязанности
Права
Ответственность
Директор подпись (расшифровка подписи)
С инструкцией ознакомлен: подпись (расшифровка подписи)
(дата)
Форма должностной инструкции
Приложение 9
к п. 4.3.4
|
Муниципаллă бюджет учрежденийĕ «Шупашкар хулин муниципаллă культура учрежденийĕсен финанспа производство управленийĕ»
|
|
Муниципальное бюджетное учреждение «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»
|
ПРОТОКОЛ
совещания___________________________
______________ №____________
(дата)
Председатель (или председательствующий) -
Секретарь -
Присутствовали: кол-во присутствующих (список прилагается)
Приглашённые: должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О . . .
Доклад специалиста ………………..
2. Об .. . .
Доклад начальника управления …………………………….
1. СЛУШАЛИ:
Ф.И.О., должность - изложение содержания доклада
ВЫСТУПИЛИ:
Ф.И.О., должность - содержание выступления
Ф.И.О., должность - содержание выступления
Решили:
1.1. Утвердить . . .
1.2. Представить . . .
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
Решили:
Председатель подпись расшифровка подписи
Секретарь подпись расшифровка подписи
Образец оформления протокола
Приложение 10
к п. 4.3.4
|
Муниципаллă бюджет учрежденийĕ «Шупашкар хулин муниципаллă культура учрежденийĕсен финанспа производство управленийĕ»
|
|
Муниципальное бюджетное учреждение «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»
|
ПРОТОКОЛ
рабочей встречи представителей МБУ «УФПО МУК г. Чебоксары» и
сотрудников МУК МК «Победа»
29.06.2016 №____________
ПРИСУТСТВОВАЛИ:
со стороны МБУ «УФПО МУК г. Чебоксары»
специалист по организационной работе
и делопроизводству Н.А. Миронова
специалист по кадрам Е.А. Матвеева
со стороны МУК МК «Победа» 18 сотрудников
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1) О …
2) О …
Докладчики – Миронова Н.А., Матвеева Е.А.
СЛУШАЛИ:
1.
2.
РЕШИЛИ:
1. …
2. …
Протокол вел: Н.А. Миронова
Образец оформления протокола рабочей встречи
Приложение 11
к п. 4.4.1
|
Муниципаллă бюджет учрежденийĕ «Шупашкар хулин муниципаллă культура учрежденийĕсен финанспа производство управленийĕ»
|
|
Муниципальное бюджетное учреждение «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»
|
АКТ
от ________№_______
О ревизии кассы
Основание: поручение главы администрации города от _______________2014 г.
Составлен комиссией:
Директор А.В. Петрова
Члены комиссии: 1. Никитина С.А. - заместитель директора по экономике УФПО
2. Шадрина Татьяна Валентиновна - главный
бухгалтер УФПО
3. Яхина Анна Алексеевна – зам. главного бухгалтера
УФПО
Присутствовали: В.И. Харитонова - кассир
(ТЕКСТ)
Составлен в 3-х экз.:
1-й экз. – направлен в дело 05-11;
2-й экз. – директору Учреждения;
3-й экз. - главному бухгалтеру.
Приложение:
Объяснительная записка кассира В.И. Харитоновой на 1л. в 1 экз.
Председатель подпись А.В. Петрова
Члены комиссии подпись С.А. Никитина
подпись Т.В. Шадрина
подпись А.А. Яхина
С актом ознакомлена: подпись В.И. Харитонова
(дата)
Образец оформления акта
Приложение 12
к п. 4.8.3
|
Муниципаллă бюджет учрежденийĕ «Шупашкар хулин муниципаллă культура учрежденийĕсен финанспа производство управленийĕ»
|
|
Муниципальное бюджетное учреждение «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»
|
ТЕЛЕФОНОГРАММА
от ________________
Адресат_____________________
____________________________
___________час._______мин.
Текст телефонограммы (до 50 слов)
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Наименование должности лица,
подписавшего телефонограмму подпись Расшифровка подписи
подписавшего телефонограмму подпись Расшифровка подписи
Передал ______________ Принял________________
№ телефона № телефона
Форма телефонограммы
Приложение 13
к п. 4.14
|
Отдел производственного
обеспечения
|
Директору МБУ «УФПО МУК г. Чебоксары»
|
|
|
А. В. Петровой
|
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
03.06.2015
О …
По результатам проверки пожарного состояния здания учреждения были выявлены следующие нарушения: ________________________
_________________________________________________________.
Прошу Вас принять соответствующие меры.
Главный специалист отдела подпись Е.В. Кузнецов
Образец оформления докладной записки
Приложение 14
к п. 4.14
|
Отдел методологии и
отчетности
|
|
||
|
|
|
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
23.04.2016
О …
Довожу до Вашего сведения, что ____________________________
_________________________________________________________.
В связи с производственной необходимостью прошу...
Ведущий бухгалтер подпись Н.В. Бочкова
Образец оформления служебной записки
Приложение 12
к п. 4.14
|
Планово- экономический отдел
|
|
||
|
|
|
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
27.06.2015
Я, Иванова Анна Ивановна, отсутствовала на работе 26.06.2016, так как __________________________________________________________________.
Личная подпись
Образец оформления объяснительной записки
Приложение 16
к п. 5.2.2
Перечень документов, не подлежащих
регистрации в Учреждении
1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня.
2. Сводки и информации, присланные для сведения.
3. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п.
4. Прейскуранты.
5. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
6. Пригласительные билеты и поздравительные открытки.
Приложение 17
к п. 7.1.1
|
Муниципальное бюджетное учреждение «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2016 год
|
УТВЕРЖДЕНА
приказом МБУ «УФПО МУК
г. Чебоксары»
от __________________ № _____
|
|
Индекс
дела
|
Заголовок дела (тома, части)
|
Количество дел
|
Срок хранения (дела и № статей по перечню)
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
01.Руководство
|
01-01
|
Законы Российской Федерации, Чувашской Республики, Указы и распоряжения Президента Российской Федерации и Чувашской Республики, постановления, распоряжения Кабинета Министров Чувашской Республики, приказы Минкультуры Чувашии, присланные для руководства и сведения
|
|
ДМН
ст.1 б
|
Относящиеся к деятельности учреждения - постоянно
|
|
01-02
|
Решения Чебоксарского городского Собрания депутатов, Постановления администрации города Чебоксары, Распоряжения администрации города Чебоксары (копии), присланные для руководства и сведения
|
|
ДМН
ст. 1 б, 18 а, 19 а
|
Относящиеся к деятельности учреждения - постоянно
|
|
01-03
|
Устав учреждения
|
|
Пост.
ст. 12
|
|
|
01-04
|
Приказы учреждения по основной деятельности и документы к ним (информации, справки, служебные записки)
|
|
Пост.
cт. 19 а
|
|
|
01-05
|
Муниципальные программы развития отрасли культуры и информация об их выполнении
|
|
ДМН
ст. 262
|
|
Образец оформления номенклатуры дел
Приложение 18
к п.7.1.6
Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведенных в 2016 году
в МБУ «УФПО МУК г. Чебоксары»
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе
|
|
|
переходящих
|
с отметкой «ЭПК»
|
||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Постоянного
|
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|
|
|
|
Итого:
|
|
|
|
Специалист по организационной работе _________________ Н.А. Миронова
и делопроизводству
Дата __________________
Итоговые сведения переданы в архив
Специалист по организационной работе _________________ Н.А. Миронова
и делопроизводству
Дата __________________
Форма итоговой записи к номенклатуре дел Учреждения
Приложение 19
к п. 7.2.4
Муниципальное бюджетное учреждение
«Управление финансового – производственного обеспечения муниципальных бюджетных учреждений культуры города Чебоксары»
№ 01-03
Устав учреждения
Начато:
Окончено:
На __________листах
Хранить: постоянно
ст. 12
Ответственный: Миронова Н.А., специалист по организационной работе и делопроизводству
Форма обложки дела
Приложение 20
к п.7.2.4
Лист-заверитель дела №_____
В деле подшито и пронумеровано ____________________________листов
(цифрами и прописью)
в том числе литерные номера листов ____________________
пропущенные номера листов __________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела
|
Номера листов
|
|
1
|
2
|
|
|
|
Наименование должности лица,
составившего лист-заверитель Подпись Расшифровка подписи
дата
Приложение 21
к п.7.2.4
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №
|
№
п/п
|
Индекс документа
|
Дата документа
|
Заголовок документа
|
Номера листов дела
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого _______________________________________________документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 22
к п. 8.4
|
Муниципальное бюджетное учреждение
«Управление финансового- производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»
ААКТ
от________№ ________
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
|
УТВЕРЖДАЮ
Директор МБУ «УФПО МУК г. Чебоксары»
________________А.В. Петрова
(подпись)
16.10.2015
|
На основании ______________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _____________
(название фонда)
|
№№
п/п
|
Заголовок дела или групповой заголовок документов
|
Край-ние даты
|
Номера описей
|
Индекс
дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи
|
Кол-во
дел
(томов,
частей)
|
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ______________________________ дел за _____________годы
(цифрами и прописью)
|
Наименование должности лиц,
проводивших экспертизу
ценности документов
|
подписи
|
Расшифровка подписи
|
Дата
СОГЛАСОВАНО
|
Протокол ЭК МБУ «УФПО МУК
г. Чебоксары»
от ___________ № ________
|
|
Продолжение приложения 22
к п. 8.4
Документы в количестве________________________________________дел
(цифрами и прописью)
весом__________________кг сданы в ______________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________№_____
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение 23
к п. 8.4
Муниципальное бюджетное учреждение УТВЕРЖДАЮ
«Управление финансового - производственного Директор
обеспечения муниципальных учреждений подпись А.В. Петрова
культуры города Чебоксары» дата
Фонд N ________
ОПИСЬ N _______
дел постоянного хранения
за ____ год
|
№№
п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Количество листов
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N ___________________________ по N ________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК МБУ
«УФПО МУК г. Чебоксары»
от ___________ N ____________
Образец оформления описей дел постоянного хранения
Приложение 24
к п. 8.4
Муниципальное бюджетное учреждение УТВЕРЖДАЮ
«Управление финансового - производственного Директор
обеспечения муниципальных учреждений подпись А.В. Петрова
культуры города Чебоксары» дата
Фонд N ________
ОПИСЬ N _______
дел по личному составу
за ____ год
|
№№
п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Срок хранения
|
Количество листов
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N ___________________________ по N ________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК МБУ
«УФПО МУК г. Чебоксары»
от ___________ N ____________
Образец оформления описей дел по личному составу
Приложение 25
к п. 5.7.2
Журнал регистрации поступающих документов
|
Регистра-ционный
номер
|
Дата регистрации
|
Корреспондент
|
Дата и индекс поступившего документа
|
Название вида документа, заголовок или краткое содержание
|
Исполнитель
|
Резолюция, срок исполнения лицом, кому направлен документ
|
Отметка об исполнении
|
Местонахож-дение и индекс дела, где находится документ
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Журнал регистрации отправляемых документов
|
Регистрационный номер
|
Дата регистрации
|
Адресат
|
Название вида документа, заголовок или краткое содержание
|
Исполнитель
|
Отметка об исполнении и индекс дела, где находится документ
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
Образец оформления журнала учета документов
