Порядок заключения договоров и оформления первичных документов

Уважаемые руководители учреждений!
 
Просьба принять к сведению:
 
     1. В договорах на приобретение товаров, работ, услуг в обязательном порядке должен быть указан источник оплаты (оплата производится за счет средств приносящей доход деятельности, средств на выполнение муниципального задания, средств субсидий на иные цели).
 
     2. Сроки заключения договора не должны быть позже сроков предъявляемых к оплате документов (например, если договор заключен 10.08.2015г., то документ на оплату (с/ф, т/н, АВР) должен быть той же датой позже, например 11.08.2015г.).
 
     3. Размеры предоплаты, предусмотренной договорами должны соответствовать авансовым платежам, указанным в Постановлении администрации города Чебоксары от 24.12.2014 года № 4363. Согласно Постановлению получатели бюджетных средств вправе предусматривать авансовые платежи:
- в размере до 100 процентов суммы договора (муниципального контракта), но не более лимитов бюджетных обязательств, доведенных на соответствующий финансовый год, - по договорам (муниципальным контрактам) об оказании услуг связи, о подписке на печатные издания и об их приобретении, обучении на курсах повышения квалификации, участии в научных, методических, научно-практических и иных конференциях, проведении Всероссийской олимпиады школьников, приобретении авиа - и железнодорожных билетов, билетов для проезда городским и пригородным транспортом и путевок на санаторно-курортное лечение и в загородные детские оздоровительные лагеря, по договорам обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств, по договорам (муниципальным контрактам), связанным с размещением и обращением муниципальных ценных бумаг города Чебоксары;
- в размере до 30 процентов суммы договора (муниципального контракта), но не более 30 процентов лимитов бюджетных обязательств, доведенных на соответствующий финансовый год, - по остальным договорам (муниципальным контрактам), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
 
     4. Сроки оплаты за поставленные товары, оказанные услуги, указанные в договорах не должны быть менее 10 рабочих дней для недопущения образования кредиторской задолженности.
 
     5. При заключении договоров с поэтапной оплатой на срок более одного месяца необходимо ежемесячно контролировать оплаченную сумму по договорам для своевременного принятия решений по увеличению (в случае превышения оплаченной суммы над суммой, предусмотренной договором), или по уменьшению (в случае экономии, или уменьшения обязательств по договорам). Документы, подтверждающие изменение договоров просим представлять в бухгалтерию в срок не позднее следующего дня с даты изменения договора.
 
     6. При передаче в бухгалтерию документов на оплату (счетов-фактур, товарных накладных, актов выполненных работ) просим обращать внимание на правильность заполнения этих документов в части:
- сроков указанных в документах на оплату (сроки документов должны быть в пределах сроков договора (контракта)) (дата документа на оплату не должна быть раньше даты заключения договора);
-  в графе «основание» в товарной накладной, в счетах-фактурах и актах выполненных работ должен быть указан договор, в рамках которого осуществляется приобретение товара;
- при приобретении строительных материалов в товарной накладной во втором столбце должен быть указан вес приобретаемых товаров (например, штукатурка гипсовая ВОЛМА Слой 30 кг);
- заполнение всех граф первичных документов, необходимых для правильного учета товаров (единица измерения, количество, цена, сумма с учетом НДС).
  Документы, оформленные ненадлежащим образом, будут возвращаться на доработку.
 
     7. Документы на оплату товаров, работ, услуг (счета-фактуры, товарные накладные, акты выполненных работ) должны представляться в бухгалтерию в срок не позднее 3-х рабочих дней с даты, указанной в документах. Также просим отслеживать наличие средств для приобретения товаров, работ, услуг для недопущения кредиторской задолженности. При недостаточности средств рекомендуем отложить приобретение товаров, работ, услуг.
 
     8. При приобретении товаров, работ, услуг через подотчетное лицо необходимо заранее заказывать денежные средства. Покупка на свои средства и последующее их возмещение разрешается только в случае экстренной необходимости, аварии и т.д. В случае поступления заявления на возмещение средств без подтверждения экстренной необходимости – заявление будет возвращено без исполнения.